Google Drive cho phép bạn truy cập và chỉnh sửa tài liệu khi
không có kết nối với Internet. Đây là một tính năng rất hữu ích để người dùng sử
dụng dịch vụ nhiều hơn so với một sản phẩm lưu trữ trực tuyến cũng như bộ phần
mềm.
Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa các tài liệu mà mình đã lưu trữ trên Google
Drive (hoặc Google Docs, nếu đã chuyển qua giao diện mới) trong những khoảnh khắc
khi ngồi trên máy bay, trong một túp lều hoặc một quán cafe không có Wi-Fi khiến
thiết bị của bạn không thể kết nối với Internet. Và khi bạn mở tài liệu đó lúc
máy có kết nối Internet, các thay đổi của bạn khi sử dụng ngoại tuyến sẽ được đồng
bộ hóa với dữ liệu trực tuyến. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn sử dụng tính năng
Google Docs ngoại tuyến (offline) mới trên Google.
Để bắt đầu, Google Docs Offline chỉ cung cấp sẵn trong trình
duyệt Chrome của Google. Để kích hoạt tính năng truy cập ngoại tuyến, hãy
vào trang Google Drive của bạn và bấm vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên
phải rồi chọn Set up Google Docs offline. Một cửa sổ sẽ bật lên với một
quá trình thiết lập hai bước. Bạn hãy nhấp vào nút Enable offline Docs và
sau đó chuyển sang bước 2, bạn sẽ cần phải cài đặt ứng dụng Drive Web dành cho
Chrome bằng cách nhấp vào nút thứ 2 màu xanh trong cửa sổ và bạn sẽ được đưa đến
Chrome Web Store để cài đặt ứng dụng Drive Web.
Sau khi cài đặt Drive Web, bạn hãy quay trở lại với trang chủ
của Drive sẽ thấy một thông báo chỉ vào biểu tượng dụng cụ thông báo cho bạn rằng
một số tập tin gần đây đang được đồng bộ hóa và làm thế nào để xem chúng. Để
xem tài liệu ngoại tuyến có sẵn trên đây bạn hãy nhấp vào biểu tượng dụng cụ và
chọn View offline Docs. Ứng dụng sẽ mở ra một tab Google Docs offline mới
trong Chrome, đánh dấu trang này để bạn có thể truy cập vào Chrome khi không có
kết nối Internet.
Google Docs offline chỉ cho bạn thấy Documents, Spreadsheets;
trong khi Presentations, Drawings và Forms lại không hỗ trợ. Bên cạnh đó bạn chỉ
có thể chỉnh sửa tài liệu với Documents và xem bảng tính với Spreadsheets. Và mặc
dù đã chuyển sang màu xám đỏ nhưng khi nhấp vào nút New Document bạn không thể
tạo ra các tài liệu mới trong chế độ ngoại tuyến. Với sự hiện diện của nút này,
nhiều khả năng tính năng sẽ sớm được ra mắt.
Google Docs offline chỉ hỗ trợ người dùng thực hiện với một
tài khoản duy nhất mà chưa hỗ trợ đa tài khoản, nghĩa là người dùng phải thoát
khỏi các tài khoản phụ. Hy vọng nhược điểm này sẽ được Google khắc phục trong
thời gian sớm nhất.
Hoàng Sa